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日志


2008/5/28

有关 Word 2007的“链接段落和字符”样式类型和“多极列表”的解读

Word 2007对设置样式这块有了一些变动。其中引入了一种新的样式类型:“链接段落和字符”。在中文各大网站,鲜有人回答或知道具体这是一个什么样式类型。于是只有往更加专业的英文技术站点搜寻。功夫不负有心人,在英文站点,一批非常专业的微软 MVP,准确和快速地解答了这个疑惑!
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Creating a linked style as a new Quick Style shouldn't cause you any problems.
A linked style is a hybrid of a paragraph style and a character style; it is marked by a pilcrow followed by an "a" in the Styles task pane. Many built-in styles in Word 2007 Quick Style sets are linked styles including all 9
heading styles, Quote, Title, Subtitle, etc.
If a linked style is applied to a selection that is less than an entire paragraph, the selected text will take on the font formatting of the linked style but the paragraph style applied to the paragraph will remain unchanged. In so doing a hidden character style in the form “linked style name char” is created; this character style does not appear in the Styles task pane or the Style Inspector but does appear in the Reveal Formatting task pane.
One common use of linked styles (all heading styles are linked styles) is to apply a heading style to the *beginning* word(s) in a paragraph; doing this not only applies the font formatting from the heading style but also tags the selected text so that it can appear in a table of contents (References tab, Table of Contents group, Table of Contents); the tagging only works on the beginning words in a paragraph.
To change formatting of the text to which this type of character style has been applied, you must select the text and either apply a different true paragraph style such as the Normal style to the selected text or simply press CTRL+SPACEBAR (removes the font formatting).
If applied to a selection greater than an entire paragraph, both font formatting settings and paragraph formatting setting will be applied from the style and the linked style will replace the previous paragraph style in all wholly or partially selected paragraphs.
If no text is selected and a linked style is applied to a paragraph, the linked style will function just like a paragraph style and will replace the previous paragraph style (or linked style).
To disable the linking feature of linked styles, thereby making them function as paragraph styles, check the Disable Linked Styles check box in the Styles task pane (Home tab, Styles group, Styles Dialog Box Launcher); disabling the feature removes the likelihood that you will inadvertently apply font formatting to selected text when you intended to apply the paragraph style (actually the linked style) to the entire paragraph.
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随后,顺便搜寻到了有关 Word 2007 多极列表的改变解决方案。在此特感谢 MVP 的专业和认真的态度!实在让人钦佩!
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Hmm, apparently you are now using Word 2007. :-)
To edit a numbering scheme in Word 2007: Place the insertion point in a
top-level list item. Click Multilevel List (on the Home tab of the ribbon),
and then choose Define New Multilevel List; this will display the Define New
Multilevel List dialog box, which corresponds to the Customize Outline
Numbered List dialog box in previous versions.
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2008/2/3

Microsoft Office Word熟练用(一)

1.怎样关闭拼写错误标记
    Word中有个相当不错的拼写和语法检查功能,通过它用户可以对键入的文字进行正确检查。系统默认是实时检查的,因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线,有时候会影响用户的工作,这时可以将其隐藏,待编辑完成后再进行检查,方法如下。
  右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标,在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后,错误标记便会立即消失了。
  如果要进行更详细的设定,可以执行上图菜单中“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中进行详细的设置,如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方式等项。
2.附加段落格式的去除
    若想去除附加的段落格式,我们可以使用一组快捷键Ctrl+Q。此时,如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节,增加了左右的缩进,那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息,可以将光标置于该段落中,并按Ctrl+Q快捷键即可。如有多个段落需做类似调整,可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。

3.附加字符格式的去除
    有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观,比如加粗、斜体、下划线,甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中,正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式,不必一个一个的查找与更正,Word为此提供了快捷键。不过要注意的是,这里有两组功能相同的快捷键。一个是Ctrl+Space;另一个是Ctrl+Shift+Z。前一组对于中文Windows的用户是无效的。Ctrl+Space,是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键。所以,我们可以选择使用Ctrl+Shift+Z来完成这一工作。

4.巧用多级列表功能编号
    实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似,但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。使用方法如下:
把需要编号的段落输入到Word中,并且采用不同的缩进表示不同的层次。第一层不要缩进。从第二层开始缩进,可以使用格式工具中的“增加缩进量”和“减小缩进量”按钮。
  从实际使用经验来说,缩进量的掌握是一个问题:层次间的缩进量应该是一致的,否则使用多级列表时可能会出现错误的编号。所以,可以把第二层缩进调到标尺1的位置,把第三层调到标尺2的位置,依此类推,使层次间的缩进保持为标尺上1的距离。
  然后选择列表。在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”,单击“多级符号”命令。
  在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式,如果需要接着文章前边的段落编号应该选择“继续前一列表”,需要单独编号则选择“重新开始编号”,选择确定。

5.解决“公式编辑器”调入速度慢的问题
    在Word中,公式编辑器是需要占用很多系统资源的,使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速度变慢了。有一个办法可以间接解决这个问题。
    当要编辑或者插入公式时,首先打开一个新的Word文件,在新的文件中调入“公式编辑器”编辑公式,然后定义公式块,按Ctrl+C组合键拷入剪贴板,再按Alt+Tab组合键返回原先的Word文档,或者从“窗口”菜单中选择原来编辑的文件,再按Ctrl+V组合键把公式粘贴到文本中。当需要再一次插入或者编辑公式时,只要按Alt+Tab回到“公式编辑器”即可,保留前面的公式可让用户在“公式编辑器”中拷贝公式中的相同部分,从而加快了编辑速度。

6.插入其它语种的特殊符号
    用Word进行文字处理时,往往要输入很多符号。这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。
  ①插入符号法
  单击“插入”菜单栏,选择“符号”命令,在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种,如图1。
但是此法调用符号模块时间较长,加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦,因此有一定局限性。
  ②利用软键盘功能法
  中国大陆的中文输入法一般提供了13种软键盘。它们是:PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、 特殊符号键盘。我们可以根据需要,进行不同的选择。操作时,只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标,选中需要的软键盘,即可选定、插入符号。
  ③利用英文字体设置
  在英文字体Wingdings和Webwings下,数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。
  另外,以此类推,利用上述几种方法,还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。方法是:在“三维文字”的“设置”中,输入上述的英文字母、数字和字符,字体选择为Wingdings或Webdings,则出现与之对应的符号或特殊图案,如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理,屏幕保护程序图案会更加美观大方,更加多样化。

7.快速输入大写中文数字
    在一些特殊领域,例如银行等金融部门,经常需要输入中文的数字,一次两次可以,但是输入次数多了未免太麻烦了,这里介绍一种快速输入中文数字的方法:
执行“插入”菜单上的“数字”命令,在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字,如输入1231291,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”,单击“确定”,中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。

2006/4/29

WORD實用技巧

如何防止其他人複製您word文檔中的內容?
1、打開您的word文檔。
2、依次選擇『工具』菜單下的『保護文檔』子菜單。
3、系統再右邊出現一個『保護文檔』的介面。
4、在第一步的『格式設置限制』中,將『限制對選定的樣式設置格式』前打上勾。用滑鼠點『設置…』,彈
出『格式設置限制』窗體。將『限制對選定的樣式設置格式』打上勾,點下方的『全部』按鈕。而『允許自動
套用格式替代格式設置限制』前不要打勾。設置完畢後點『確定』。
5、在第二步的『編輯限制』中,將『僅允許在文檔中進行此類編輯』前打上勾。在下拉列表中選擇『填寫窗
體』。
6、在第三步的『啟動強制保護』中,選擇『是,啟動強制保護』按鈕。
7、系統彈出『啟動強制保護』介面。選擇『密碼』單選框,在『新密碼』和『確認新密碼』中任意輸入您保
護這個WORD文檔的密碼。輸入完畢,點『確定』。
8、點工具條式的『保存』圖標。在關閉本文檔。
下次打開後,就會發現該文檔不允許複製了。
如何在WORD中實現超鏈接到文檔中的任一位置?
在WORD中,鏈接一個標題,鏈接一個網址都很容易。如果要鏈接到正文中的某段文字怎麼辦呢?
1、將被鏈接的對象用滑鼠選中。
2、選擇『插入』菜單下的『書籤』菜單。
3、在『書籤名』單行文本框中任意錄入一個名字。點下方的『添加』按鈕,添加後點『關閉』。
4、將需要鏈接的文字選中。
5、點一下滑鼠右鍵,在右鍵菜單中選擇『超鏈接』。
6、系統彈出『插入超鏈接』介面。在『鏈接到』框中選擇『本文檔中的位置』。在『請選擇文檔中的位置』
中選擇『書籤』下提供的鏈接訊息,在這裡您就可以看到剛才您設置的書籤,選中它。點『確定』。
如何在word中自動轉換英文字母的大小寫。
1、選中需要進行轉換的英文文字。
2、按一下Shift+F3就會在大寫、小寫、首字母大寫之間轉換。
同樣,如果您想把excel中表格的大小寫進行轉換,您也可以把他們複製到WORD中,在WORD中轉換好後,可以在
粘貼回EXCEL中。
 
 

 
2005/12/1

PDF转换成Word文档

  应该说,PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多,但倘若要从里面提取些资料,实在是麻烦的可以。
  实现工具:Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging
  应用情景:目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布,如果没有Adobe Reader,无法查看其内容,如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC的工作,但很多都不支持中文,我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。
  使用方法:
  第一步:首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件,接下来选择“文件→打印”菜单,在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”,确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。
  如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项,那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件,请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。
  第二步:运行Microsoft Office Document Imaging,并利用它来打开刚才保存的MDI文件,选择“工具→将文本发送到Word”菜单,并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”,确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”,不管它,确认即可。
  目前,包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美,而且转换后会丢失原来的排版格式,所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。
 
2005/9/23

将网页文字粘贴到word中进行排版的技巧

  很多人把网页的文字粘贴到word中,会发现word中会出现很多↓符号和回车符号。一个一个的删除很麻烦,其实我们只需要使用word的替换功能,用^p或者^l来进行全部替换,就会发现这些换行符和回车符都不见了。这样排版也就省了很多时间。